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第8話 メール運用十の戒め|データベースシステムのデジログ/digilog

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第8話 メール運用十の戒め

最近、コミニュケーション手段として、プライベート、ビジネス問わず、メールを中心に使用する者が多い。
(ここで述べるメールは全てE-Mailを意味します)
確かに、メールは手軽で場所を選ばず、思い立ったタイミングで送受信ができる、使う側にとって大変便利な道具であることに違いない。
先日も外出した際、電車の中で、同行していた若手社員にプロジェクトの進捗状況を確認した際
 「すみません。直ぐに××さんに確認してみます。」
もう間もなく乗り換え駅に到着する頃だったので、降りてから電話で確認するのだろうと思っていたところ、ホームに降りたタイミングで
 「今、確認のメールを送りました。返信がきましたら直ぐにお知らせします!」
な、なんと僅か1分程度で、相手を選択し、文書を入力し、送信完了。
キーボードならともかく、携帯電話のうっとうしいテンキーの日本語入力で!?
(私なら間違いなく10分以上はかかるであろう)
後学のため、その送りたてメールを見せてもらった。
誤字もあり文書としての「出来」はともかく、要点はパーフェクト。何と言う早業か。
「何でそんなに早く打てるんだ?」
 「いや、みんな、こんなもんですよ」   ・・・そんなもんであろうか?
間もなくして、返信メールが届き進捗状況を確認する。
確かに、便利な道具には違いない。

2週間程前になるが、夜10時過ぎに私のPCにメール着信があった。
始めての相手からのようで、スパムかと思いきや、ある新しいお取引先のご担当者から、
発信アドレスは「****@ezweb.ne.jp」。
遅い時間ではあったが、それほどの緊急性を要する内容ではないし、翌朝一番でもいいようなもの。
一応、内容を確認した旨、そのアドレス宛てに返信したところ、送信エラーに!
どうやら、ドメイン指定で受信メールを制限しているため、私のメールが拒否されている模様。
 ・・・?
機会があったら、それとなく携帯メールを使用した事情を聞いてみたい。

メールに関する失敗談や笑い話しは、私が直接知る限りにおいても多々存在する。
笑い話で済めばいいようなものの、シャレにならない事態を招くケースもまれに見受けられる。
便利でお手軽なツールだからこそ陥りやすいメール運用に関して、社員に戒めている
digilogの「メール運用十戒」を以下に紹介させていただきます。
これは、あくまでもdigilog内部のものであり、「一般的にこうあるべきだ」という内容ではありません。

 <digilog メール運用十戒>
 1. メールは連絡手段として完全と思うな。
  確実に伝えたい用件をメールのみで済ませるな。
 2. 社内外問わず、失敗やミスの報告をメールでするな。
  問題が大きければ大きいほど直接対面で報告、連絡すること。
  この場合、メールは事実詳細を記すことに使用するべし。
 3. メールを受信したら「内容を確認した」旨返信すること。
  遅くとも確認した同日中には返信するべし。
 4. メールしか送らずに、相手がメールを確認していない時、それを責めるな。
 5. 顔が見える場所にいる相手にメールを送る場合、送信した旨を相手に一声かけること。
 6. メールで情報の秘匿はできないと思え。
  故意の如何を問わず、第三者に見られる可能性があると心得るべし。
 7. 三度メールでやり取りして内容がかみ合わない時、それ以上はメールを使用するな。
  他のコミュニケーション手段に切り替えよ。
 8. カーボンコピー(CC)を使用する場合、特に受信者相互の関係をよく考えるべし。
 9. 自分のコミニュケーション下手をごまかすためにメールを使用するな。
 10. メール送信前に、再度必ず内容を読み確認すること。
以上

繰り返しになるが、これは一般的なメール運用を述べているものでは無く、便利なツールであるが故に、その利便性のみに走り過ぎ、本来の人と人とのコミュニ ケーションであるアナログさをなおざりにしないため、すなわちデジログポリシーがベースにある当社用の十戒である。
よって、各社特有のルールや運用があってしかるべきものであると認識している。

もちろん、コミュニケーションには相手があることであり、最大限その相手の状況や意向を考慮しなければならず、その場合は必ずしも十戒に従う必要は無いことは言うまでもない。
また、時代や運用形態の変化により、十戒が増えたり、減ったり、または変わったりするものであると考えている。

次の機会に、メールに関して実際にあった「笑えない話し」もご紹介していきたい。

日付2011/07/20

投稿者半澤 透

ブログ-四方山話-



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